La dématérialisation ou mise à disposition de documents au format électronique est une solution aujourd’hui incontournable mise en place par les sociétés pour répondre à un besoin de diffusion efficace de l’information, mais également de sécurisation de l’information ou d’archivage des données.
Banques, opérateurs téléphoniques, fournisseurs de gaz ou d’électricité mais également pouvoirs publics tels que l’assurance maladie utilisent cette nouvelle façon de transmettre leurs factures ou relevés de prestations.

La loi de modernisation économique d’août 2008, quand à elle, a introduit l’obligation de dématérialisation des consultations pour les marchés publics.

La transmission et l’archivage papier des documents sont ainsi remplacés par des solutions beaucoup plus performantes en terme de rapidité, de fiabilité de transmission (accusé de réception électronique) ou de consultation à distance et immédiate par de multiples acteurs de l’entreprise. L’archivage encombrant disparaît et l’information est disponibles à tout moment quelque soit le site sur lequel on se trouve.

Or la transmission de documents dans les métiers de la prévention des risques nécessite plus que jamais des délais très courts afin de palier le plus rapidement possible à des mises en danger réelles constatées le jour de la visite.

Transmis par la poste dans sa version papier, le rapport de contrôle a longtemps fait l’objet d’un archivage minutieux de la part des chefs d’entreprise ou responsables sécurité, du fait même qu’il doit être présenté et mis à disposition de l’inspecteur du travail, des pompiers ou des DRIRE de le cadre de leurs visites.

En mai 2008, le code du travail a fait l’objet d’une réorganisation complète de sa nomenclature et a vu l’apparition de nouveaux articles introduisant entre autre que « les entreprises peuvent, …déroger …. à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques. »

Présentation aux instances concernées (article L 4711-4 du Code du travail)
• Les rapports réglementaires doivent être accessibles, à toute demande des Inspecteurs du Travail et des Agents du service de prévention des organismes de sécurité sociale.
• Les rapports réglementaires doivent être communiqués aux Membres du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), aux Délégués du Personnel, au Médecin du Travail et à toute demande aux représentants des organismes professionnels d’Hygiène, de Sécurité des conditions de travail.

Règles d’archivage (Article D4711-3 du Code du Travail)
• L’employeur conserve les documents concernant les observations et mises en demeure de l’Inspection du Travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de la santé et de la sécurité au travail des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications.

DEKRA Industrial complète ainsi aujourd’hui son offre en proposant à ses clients de recevoir les documents sur leur boite mail en lieu et place d’un envoi traditionnel pour courrier. L’ensemble des documents reste accessible à tout moment via un accès internet à l’outil Sherlok créé il y a plus de 5 ans.